Για αρχή, ξαναφτιάξτα, ξαναστείλτα και ζήτα αντιλογισμό. Ηλεκτρονικά και εγγράφως (βλέπε παρακάτω). Μαζί, στείλε και τα αντίγραφα αυτών που έχεις ήδη στείλει, αν έχεις.
Γενικά:
τα υπογράφεις και πιστοποιείς υπογραφές,
πριν τα στείλεις, τα σκανάρεις και τους τα στέλνεις ΚΑΙ ηλεκτρονικά,
βγάζεις και φωτοαντίγραφα αν θέλεις για το αρχείο σου,
μετά από αυτά, τα στέλνεις με ΣΥΣΤΗΜΕΝΗ ΕΠΙΣΤΟΛΗ (και κρατάς "για πάντα" την απόδειξη του ταχυδρομείου στο αρχείο σου),
ή ακόμα καλύτερα, τα στέλνεις με ΕΠΙ ΑΠΟΔΕΙΞΕΙ ΕΠΙΣΤΟΛΗ (όπου ο παραλήπτης υπογράφει σε ειδικό έντυπο οτι παρέλαβε, και το έντυπο επιστρέφει μέσω ταχυδρομείου σε εσένα).